テネシー州セバービル市の公開記録ポリシー

Tenn.Code Ann に準拠。 § 10-7-503(g)、テネシー州セヴィアビル市の以下の公記録方針は、テネシー州公記録法に規定されている公記録への経済的かつ効率的なアクセスを提供するために、市長会および市会議員によってここに採択されます。 「TPRA」）、Tenn. Code Ann。 § 10-7-501 以降

TPRA は、州、郡、市のすべての記録は、業務時間中いつでも、この州の国民による個人的な閲覧のために公開され、記録の責任者は、以下の場合を除き、国民に対するそのような閲覧の権利を拒否してはならないと規定しています。それ以外の場合は州法で定められています。 Tenn.Code Ann を参照してください。 § 10-7-503(a)(2)(A)。したがって、テネシー州セバービル市の公文書は、法律で別段の定めがない限り、閲覧のために公開されているものと推定されます。

テネシー州セバービル市の職員は、公的記録の閲覧またはコピーの受け取りを要求する人に、タイムリーかつ効率的にアクセスと支援を提供するものとします。このポリシーのいかなる条項も、公的記録へのアクセスを妨げるために使用されないものとします。ただし、公的記録の完全性と組織化、およびテネシー州セバービル市の効率的かつ安全な運営は、現行法の規定に従って保護されるものとします。このポリシーに関する懸念事項は、テネシー州セバービル市の公記録要請コーディネーター、またはテネシー州公開記録顧問局 (「OORC」) に連絡してください。

このポリシーは、市管理者のオフィスで閲覧および複製することができます。さらに、このポリシーはオンライン www.seviervilletn.org に掲載されます。本ポリシーは必要に応じて見直されるものとします。

このポリシーは、テネシー州セバービル市のさまざまなオフィス、部門、および/または部門全体に一貫して適用されるものとします。

I. 定義:

A. 記録管理者: 公的記録の直接の保管および管理に法的に責任を負う事務所、役人、または従業員。 Tenn.Code Ann を参照してください。 § 10-7-503(a)(1)(C)。記録管理者は、必ずしも記録の最初の作成者または受信者である必要はありません。

B. 公的記録: 物理的形態や特性に関係なく、法律または法律に従って作成または受領されたすべての文書、論文、手紙、地図、書籍、写真、マイクロフィルム、電子データ処理ファイルおよび出力、フィルム、録音、またはその他の資料。条例、または政府機関による公務の取引に関連して。 Tenn.Code Ann を参照してください。 § 10-7-503(a)(1)(A)。

C. 公記録要求コーディネーター: 本ポリシーのセクション III、A.3 で指定された個人 (複数可) で、公記録要求が適切な記録管理者に転送され、次の規定に従って履行されることを保証する責任を負う個人。 TPRA。 Tenn.Code Ann を参照してください。 § 10-7-503(a)(1)(B)。公文書リクエストコーディネーターは記録管理者となる場合もあります。

D. 要求者: 閲覧または複製のため、公的記録へのアクセスを求める人。

II.公的記録へのアクセスの要求

A. 公記録請求は、公記録請求コーディネーター (「PRRC」) またはその指名人に行われるか、またはオンライン提出を通じて行われ、公記録請求が適切な記録管理者に転送され、適時に履行されるようにする必要があります。

B. 検査のみの請求を書面で行うことを要求することはできません。 PRRC は、TPRA に基づいて必要とされる書面による連絡を提供するために、申請者に郵送先アドレスまたは電子メール アドレスを要求します。

C. 検査の要求は、テネシー州セバービル市市役所、120 Gary Wade Blvd、Sevierville、TN 37862、またはテネシー州セバービル市警察署、300 Gary Wade Blvd で口頭またはフォーム A で書面で行うことができます。 ., Sevierville, TN 37862、または電話 865-868-1695、または電子メールで このメールアドレスは、スパムロボットから保護されています。 アドレスを確認するにはJavaScriptを有効にする必要があります。、またはオンラインで www.seviervilletn.org にアクセスしてください。

D. コピーの要求、または閲覧とコピーの要求は、書面 A に記入して直接、セバービル市、テネシー州市役所、120 Gary Wade Blvd、Sevierville、TN 37862、または市に郵送して行うものとします。テネシー州セバービル警察署、300 Gary Wade Blvd.、Sevierville、TN 37862、または電話 865-868-1695、または電子メールで このメールアドレスは、スパムロボットから保護されています。 アドレスを確認するにはJavaScriptを有効にする必要があります。、またはオンラインで www.seviervilletn.org にアクセスしてください。

E. 公的記録の閲覧またはコピーを受け取る条件として、有効なテネシー州の運転免許証または代替の許容可能な身分証明書の提示によるテネシー州市民権の証明が必要です。

Ⅲ．公文書開示請求への対応

A. 公文書請求コーディネーター

1. PRRC は、公的記録の要求を検討し、以下について最初の決定を下すものとします。

ａ．請求者がテネシー州市民権の証拠を提供した場合。

b.要求された記録がそれらを識別するのに十分な具体性を持って記述されている場合。そして

c.セバービル市の場合、テネシー州が記録の管理者となります。

2. PRRC は、要求の受信を確認し、次のいずれかの適切な措置を講じるものとします。

ａ．このポリシーの要求者に、以下に関して行われた選択についてアドバイスしてください。

私。テネシー州の市民権を証明するもの。

ii.コピーに必要なフォーム。

iii.料金（および該当する場合は労働基準額と免除）。そして

iv.複数または頻繁なリクエストの集約。

b.必要に応じて、次のいずれかの適切な理由を示して、書面で要求を拒否します。

私。請求者はテネシー州国民ではないか、テネシー州国民である証拠を提示していません。

ii.リクエストには具体性が欠けています。

iii.免除により、記録は TPRA に基づく開示の対象外となります。

iv.テネシー州セバービル市は、要求された記録の管理者ではありません。または

v. レコードが存在しません。

c.必要に応じて、要求者に連絡して、要求を絞り込むことができるかどうかを確認します。

d.記録リクエストをテネシー州セバービル市の適切な記録管理者に転送します。

3. 指定された PRRC は次のとおりです。

ａ．テネシー州セバービル市広報担当者。

b.連絡先情報: City of Sevierville、300 Gary Wade Blvd、Sevierville、Tennessee 37862、電話: 865-868-1695、または電子メール: このメールアドレスは、スパムロボットから保護されています。 アドレスを確認するにはJavaScriptを有効にする必要があります。.
 

B. 記録管理者

1. 公文書の要求を受け取った場合、記録管理者は、Tenn. Code Ann に従って、要求された公記録を速やかに利用可能にするものとします。 §10-7-503。記録管理者が適用除外が適用されるかどうか不明な場合は、記録管理者は PRRC、弁護士、または OORC に相談することができます。

2. 要求された記録が存在するかどうかを判断するために追加の時間が必要なため、要求された記録を迅速に提供することが現実的でない場合。レコードを検索、取得、またはその他の方法でアクセスするため。レコードがオープンされているかどうかを判断します。記録を編集する。またはその他の同様の理由により、記録管理者は、記録管理者が要求を受領してから 7 営業日以内に、作成されたフォームに基づいて、フォーム B として添付される記入済みの公記録要求応答フォームを要求者に送信するものとします。 OORCによる。

3. 記録管理者が公記録要求を拒否する場合、その記録管理者はセクション III.A.2.b に規定されているとおり書面で要求を拒否するものとし、公記録要求応答フォーム B を使用することができます。

4. 記録要求が大量の記録に対するものであるため、またはアクセスのための記録の準備に追加の時間が必要であるため、記録管理者が記録の作成を分割する必要があると合理的に判断した場合、記録管理者は公記録要求応答フォーム B を使用するものとします。記録の作成が分割され、記録の作成スケジュールが可能な限り迅速に提供されることを要求者に通知する。必要に応じて、記録管理者は要求者に連絡して、要求を絞り込むことができるかどうかを確認する必要があります。

5. 記録管理者が記録要求に応じた記録が省略されたことを発見した場合、記録管理者はその省略に関して要求者に連絡し、可能な限り速やかに記録を提出する必要があります。

C. 編集

1. 記録に機密情報または公衆の閲覧に公開されていない情報が含まれている場合、記録管理者はアクセスを提供する前に編集済みのコピーを作成するものとします。編集に関して疑問が生じた場合、記録管理者は記録のレビューと編集に関して弁護士またはその他の適切な関係者と調整する必要があります。記録管理者と PRRC は OORC と協議することもあります。

2. 編集された記録が提供されるときは常に、記録管理者は要求者に編集の根拠を提供する必要があります。編集の根拠は一般的なものであり、機密情報を開示するものではありません。

IV.記録の検査

A. 公文書の閲覧には手数料はかかりません。

B. テネシー州セバービル市の事務所内の記録の検査場所は、PRRC または記録管理者のいずれかによって決定されるものとする。

C. 合理的な根拠が存在する場合、PRRC または記録管理者は検査の予約を要求する場合があります。

V. 記録のコピー

A. 記録管理者は、実行可能な最も経済的かつ効率的な方法で、コピーの公的記録の要求に迅速に対応するものとします。

B. コピーは、テネシー州セバービル市指定の役所で受け取ることができます。

C. 料金と郵便料金を支払うと、コピーは米国郵便公社によって請求者の自宅住所に配達されます。

D. 要求者は、携帯電話のカメラを含む手持ちカメラ以外の個人機器を使用して記録のコピーを作成することはできません。要求者は、記録がダウンロードされるストレージ デバイスをテネシー州セバービル市から購入できます。

VI.料金・手数料と請求・支払い手順

公文書のコピーに対する料金や料金は、公文書へのアクセスを妨げるために使用されるべきではありません。    

A. 記録管理者は、記録のコピーを作成する前に、要求者に料金の項目別の見積りを提供するものとし、要求された記録を作成する前にかかる料金の前払いを要求する場合があります。

B. 市の職員が簡単にアクセスできる小さな文書（公開会議の議題や承認された議事録、公告、事故報告書、逮捕報告書、事件報告書など）のコピーの日常的な要求には料金はかかりません。その他の場合、コピーと作業の手数料が 50.00 ドルを超えない場合、手数料は免除される場合があります。 50.00 ドルを超える手数料の免除リクエストは、市管理者に提出する必要があります。市管理者には、そのような免除がセバービル市にとって最善の利益であり、公共の利益に適しているかどうかを判断する権限があります。集約レコードのリクエストに関連する料金は免除されません。

C. コピーの料金および料金は次のとおりです。

1. レターサイズおよびリーガルサイズの白黒コピーの場合、0.15 ページあたり XNUMX ドル。

2. レターサイズおよびリーガルサイズのカラーコピーが利用可能な場合は、0.50 ページあたり XNUMX ドル。

3. 記録/情報が作成される他の媒体の実費。

4. 時間がXNUMX時間を超える場合の陣痛。

5. 外部ベンダーを使用した場合、ベンダーが評価した実費。

D. 支払いは現金、個人小切手、またはクレジット カードで行うことができ、適切な記録管理者に提示されます。すべてのクレジット カードでの支払いには、クレジット カード処理手数料が含まれます。

E. コストが 50.00 ドルを超えると推定される場合は、要求された記録を編集する前に支払いが必要になります。

F. 頻繁かつ複数のリクエストの集約

1. セバービル市は、XNUMX 暦月内に XNUMX 件を超える要求を受信した場合 (単一の個人または協力しているとみなされる個人のグループから)、OORC によって公布された頻繁かつ複数の要求ポリシーに従って記録要求を集約します。 。

2. XNUMX 暦月内に XNUMX 件を超えるリクエストを受信した場合:

ａ．レコード要求は PRRC レベルで集約されます。

b. PRRC は、個人のグループが協力して活動しているかどうかを判断する責任があります。 PRRC または記録管理者は、個人が協力して活動していると見なされ、その決定に対して OORC に上訴する権利があることを個人に通知します。

定期的にリリースされ、すぐにアクセスできるアイテムのリクエストは、セクション VI.F から免除されます。これらの記録には、公開会議の議題や承認された議事録、公告、事故報告、逮捕報告、事件報告などが含まれますが、これらに限定されません。